XRechnung ist strukturiertes XML; ZUGFeRD bettet dieselben Daten in ein PDF ein. Beides zu erzeugen ist technisch nicht schwer. Es bei jeder Rechnung zu tun, mit den richtigen Feldern und ohne den Weg in die Buchhaltung zu brechen, schon.
Eine eingehende E-Rechnung lesen zu können und eine korrekte ausgehende zu erzeugen sind zwei verschiedene Aufgaben. Die meisten Unternehmen hängen zuerst auf der Empfangsseite: eine Datei kommt als E-Mail-Anhang, jemand trägt sie von Hand in die Buchhaltung, und dort reißt die Kette. Die Versandseite hängt davon ab, dass ERP oder Auftragssystem vollständige Rechnungsdaten liefern.
e-Rechnung Inbox erzeugt ZUGFeRD und XRechnung aus PDF, Scan und E-Mail. Die Verarbeitung erfolgt in der Region Frankfurt, das Hosting bleibt in der EU. Deutlich gesagt: einige der genutzten Cloud-Anbieter sind US-Unternehmen, auch wenn die Region europäisch ist. Wir behaupten deshalb nicht, ohne US-Dienste zu arbeiten, sondern zeigen, welcher Dienst in welcher Region läuft.
Der Moment der Rechnungserzeugung und die Form der Ablage gehören zur selben Kette. Werden Unveränderbarkeit, Zugriffsprotokoll und Aufbewahrung nicht eingeplant, rettet ein nachträgliches Archiv die Historie nicht. Deshalb behandeln wir Archivierung als erste Randbedingung des Ablaufs, nicht als letzten Schritt.
Meist nicht. In den meisten Fällen genügt es, die vom ERP gelieferten Rechnungsdaten aufzunehmen, das korrekte Format zu erzeugen und an die Buchhaltung zu übergeben. Ein ERP zu ersetzen ist der teuerste und riskanteste Weg; er kommt nur auf, wenn die Rechnungsdaten tatsächlich unvollständig sind.
Das hängt davon ab, was die Empfangsseite akzeptiert. Öffentliche Auftraggeber erwarten überwiegend XRechnung; für manche gewerblichen Empfänger ist ZUGFeRD praktischer, weil dieselbe Datei von Mensch und Maschine gelesen wird. Den Ablauf so zu bauen, dass er beides erzeugen kann, ist günstiger als eine einmalige Festlegung.
Beschreiben Sie, wie Sie heute Rechnungen stellen und wie diese in die Buchhaltung gelangen. Die Bruchstelle lässt sich meist im ersten Gespräch benennen.