XRechnung yapılandırılmış bir XML'dir; ZUGFeRD aynı veriyi PDF'in içine gömer. İkisini üretmek teknik olarak zor değildir. Zor olan, bunu her faturada, doğru alanlarla ve muhasebeye giden yolu bozmadan yapmaktır.
Gelen e-faturayı okuyabilmek ile giden faturayı doğru biçimde üretebilmek iki ayrı iştir. Çoğu firma önce alıcı tarafında sıkışır: e-posta ekinde gelen dosya muhasebeye elle taşınır ve zincir orada kopar. Gönderici tarafı ise ERP veya sipariş sisteminizin fatura verisini eksiksiz vermesine bağlıdır.
e-Rechnung Inbox, PDF, tarama ve e-postadan ZUGFeRD ile XRechnung üretir. İşleme Frankfurt bölgesinde yapılır, barındırma AB içindedir. Açık olalım: kullandığımız bulut sağlayıcılarının bir kısmı ABD merkezli şirketlerdir, bölge Avrupa olsa da. Bu yüzden ABD servisi kullanmıyoruz demiyoruz, hangi servisin hangi bölgede çalıştığını gösteriyoruz.
Faturanın üretildiği an ile saklandığı biçim aynı zincirin parçasıdır. Değiştirilemezlik, erişim kaydı ve saklama süresi baştan kurulmazsa, sonradan eklenen bir arşiv geçmişi kurtarmaz. Bu yüzden akışı tasarlarken arşivi son adım değil, ilk kısıt olarak alıyoruz.
Genellikle hayır. Çoğu durumda ERP'nin verdiği fatura verisini alıp doğru biçimde üretmek ve muhasebeye devretmek yeterlidir. ERP'yi değiştirmek en pahalı ve en riskli yoldur; ancak fatura verisi gerçekten eksikse gündeme gelir.
Bu, karşı tarafın ne kabul ettiğine bağlıdır. Kamu alıcıları çoğunlukla XRechnung bekler; ticari alıcıların bir kısmı için ZUGFeRD daha pratiktir çünkü aynı dosya hem insan hem makine tarafından okunur. Akışı ikisini de üretebilecek şekilde kurmak, sonradan seçim yapmaktan ucuzdur.
Şu an faturayı nasıl kestiğinizi ve muhasebeye nasıl gittiğini anlatın. Nerede koptuğunu genellikle ilk görüşmede söyleyebiliyoruz.