Alman müşteriye kesilen ilk fatura
Diğer faturalar gibi görünür ama değildir. Zorunlu alanlar, vergi gösterimi, numara aralığı ve biçim; ödenip ödenmeyeceğini belirler.
Alman müşteriye kesilen ilk fatura nadiren bir satış sorunudur, çoğu zaman bir biçim sorunudur. Gider, tam görünür ve nazik bir düzeltme talebiyle geri döner. Tutar yanlış olduğu için değil, kendi pazarınızda kimsenin istemediği bir bilgi eksik olduğu için.
Fatura, zorunlu alanları olan bir belgedir
Birçok pazarda fatura özünde bir ödeme talebidir. Almanya'da bunun yanında muhasebeye dayanması gereken bir kayıttır. Buradan hem bulunması zorunlu bir bilgi listesi hem de kesintisiz ve izlenebilir kalması gereken bir numara aralığı doğar.
Pazara yeni giren firmalarda en sık görülen boşluklar: hizmeti veren şirketin eksik adresi, eksik ya da yanlış gösterilen vergi bilgisi, her sistem değişiminde bire dönen bir numara aralığı ve hiçbir yerde yazmayan hizmet dönemi. Her biri tek başına kolayca düzeltilir; ellinci faturadan sonra fark edilirse pahalıya patlar.
Numara aralığı göründüğünden önemlidir
Formalite gibi durur, oysa izlenebilirliğin asıldığı iptir. Birbirinden bağımsız numaralayan iki sistem çift kayıt üretir. Fatura aracını aralığı devretmeden değiştirmek boşluk üretir. İkisini de müşteri fark etmez; sonradan biri diziyi dışarıdan denetlemek istediğinde fark edilir.
En basit kural: şirket başına tek aralık, tek bir yerde verilir ve diğer bütün yazılımlar kendi saymak yerine oraya sorar.
Sonra biçim devreye girer
İçerik katmanının üstüne yapısal katman gelir. e-Fatura daha güzel bir PDF değil, makine tarafından okunabilen veridir: XML olarak XRechnung, gömülü XML taşıyan PDF olarak ZUGFeRD. Bir insanın atladığını makine atlayamaz; yapılandırılmış biçime geçmek tam da bu yüzden bütün içerik boşluklarını aynı anda gün yüzüne çıkarır.
Bu rahatsız edicidir ve sonuçta işe yarar. Geçişten önce zorunlu alanları temiz olan için geçiş bir biçim sorusudur. Olmayan için bir sayım.
Muhasebeye giden yol da işin parçasıdır
Doğru üretilmiş ama bir posta kutusunda ek olarak duran fatura yarı yarıya bitmiştir. İkinci yarısı muhasebeye giden yol ve sonraki bir denetime dayanacak arşivdir. Bu yolu bir insan taşıyorsa zincir tam da o insan izne çıktığında kopar.
Akışın doğru kurulduğunda nasıl göründüğü e-fatura sayfasında duruyor. Faturada kimin görüneceğine hukuki formun nasıl karar verdiği ise GmbH mi şube mi yazısında.
Burada ne yapıyoruz, ne yapmıyoruz
Akışı biz kuruyoruz: doğru biçimde üretim, muhasebeye devir, denetime dayanıklı arşiv, mevcut ERP'ye bağlantı. Vergisel olarak neyin doğru olduğuna lisanslı bir büro karar verir, biz değil. Bu ayrım bir temkin değil, iki tarafın da işini düzgün yapabilmesinin koşuludur.
Şu an ilk faturayı hazırlıyorsanız Almanya'ya açılışın bütününe bakmak işinize yarar: fatura genellikle diğer bütün açık soruların birleştiği noktadır.